Oprogramowanie dla budownictwa – jak wspiera zarządzanie budżetem w czasie rzeczywistym?

Najważniejsze informacje w skrócie:

• Zarządzanie budżetem w firmie budowlanej jest często utrudnione przez brak dostępu do aktualnych danych.
• Systemy ERP dla budownictwa pozwalają na bieżąco śledzić koszty inwestycji, kontrolować ich rentowność oraz usprawniać procesy zakupowe i logistyczne.
• Nowoczesne programy dla firm budowlanych umożliwiają generowanie szczegółowych raportów i analiz finansowych, które pozwalają na optymalizację kosztów.
• Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Symfonia + Develogic, zapewnia pełną kontrolę nad wydatkami w czasie rzeczywistym i pozwala na poprawę rentowności inwestycji.

Zarządzanie firmą budowlaną – najważniejsze wyzwania

Prowadzenie firmy budowlanej wiąże się z koniecznością zarządzania wieloma obszarami działalności jednocześnie, jak chociażby logistyką materiałową, harmonogramowaniem prac, kontrolą jakości, zadaniami poszczególnych zespołów czy kontaktem z podwykonawcami. Wśród nich szczególnie problematyczne okazuje się zarządzanie budżetem – proces wymaga bowiem stałej kontroli nad przepływami finansowymi oraz skutecznego planowania wydatków.

Najważniejsze wyzwania, jakie w tym obszarze napotykają firmy budowlane, to m.in.:

• brak dostępu do aktualnych danych finansowych, co utrudnia rozliczanie bieżących i planowanie nowych inwestycji,
• problemy z monitorowaniem budżetów – przekroczenia kosztów są wykrywane zbyt późno, przez co nie można im skutecznie zapobiegać,
• rozproszenie informacji, bo obieg dokumentów nie jest uporządkowany, a dokumentacja dotycząca danej inwestycji znajduje się w różnych systemach,
• brak automatyzacji, co skutkuje koniecznością ręcznego kompletowania, weryfikowania i akceptowania wszystkich dokumentów dotyczących inwestycji,
• trudności w optymalizacji kosztów i czasu pracy,
• czasochłonność procesów związanych z przygotowywaniem raportów i protokołów, rozliczaniem kosztów czy monitorowaniem płatności.

Nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie specjalistycznego oprogramowania dla firm budowlanych, które pozwala zapewnić kontrolę nad budżetami, zautomatyzować obieg dokumentów oraz skoordynować pracę różnych zespołów i działów. Właśnie takie możliwości oferuje system ERP dla budownictwa, czyli rozbudowany program do zarządzania firmą, który integruje wszystkie najważniejsze obszary jej działalności.

Jak system ERP dla budownictwa może pomóc w zarządzaniu firmą budowlaną?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to zaawansowane oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem, które składa się z różnych modułów, korzystających z tej samej bazy danych. Dzięki temu informacje wprowadzone w jednym miejscu są natychmiast dostępne w pozostałych obszarach. To z kolei pozwala na bieżącą kontrolę procesów i lepszą organizację pracy. 

Taka budowa oprogramowania sprawia, że system ERP dla budownictwa pozwala m.in.:

• śledzić postęp projektów, zużycie materiałów oraz koszty realizacji poszczególnych inwestycji w różnych przekrojach,
• kontrolować rentowność inwestycji oraz szybko identyfikować ewentualne przekroczenia budżetu,
• usprawnić procesy związane z planowaniem zaopatrzenia, realizacją zakupów czy logistyką magazynową,
• zapewnić płynny obieg dokumentów, takich jak faktury, umowy, kosztorysy czy zamówienia,
• zautomatyzować procesy związane z raportowaniem i rozliczaniem inwestycji,
• zyskać lepszą kontrolę nad finansami firmy oraz rozliczeniami z podwykonawcami,
• planować pracę ekip budowlanych, dzięki możliwości zakładania w systemie różnych projektów oraz przypisywania do nich budżetów i harmonogramów 

Jak oprogramowanie dla budownictwa ułatwia zarządzanie budżetem?

Efektywne zarządzanie budżetem to jedno z największych wyzwań, z jakimi na co dzień mierzą się generalni wykonawcy, inwestorzy czy deweloperzy. Ogromna liczba kosztów – zarówno tych bezpośrednio związanych z realizacją inwestycji, jak i wydatków operacyjnych – sprawia, że w firmach budowlanych trudno o pełną kontrolę nad finansami. Oprogramowanie dla budownictwa wyposażone w moduł finansowy może okazać się tu dużym wsparciem. Co mogą zyskać firmy, które zdecydują się na zastosowanie takiego rozwiązania?

Pełna kontrola nad budżetem firmy

Trudno zarządzać działalnością operacyjną i planować kolejne inwestycje, bez aktualnej wiedzy na temat poziomu wydatków oraz przepływów finansowych. Właśnie dlatego nowoczesne programy dla firm budowlanych zapewniają całościowych wgląd w budżet firmy. W systemie Symfonia + Develogic za tę funkcjonalność odpowiada moduł Finanse i Controlling. Za jego pomocą użytkownik może w szybki sposób prześledzić koszty związane z prowadzeniem działalności, a także wydatki dotyczące konkretnej inwestycji. Budżet firmy, oprócz materiałów i robocizny uwzględnia również takie obszary, jak wynagrodzenia pracowników, marketing, utrzymania biura czy wydatki na flotę pojazdów. Dzięki temu właściciel ma zawsze aktualny obraz sytuacji finansowej firmy.

Monitorowanie poziomu kosztów i wykrywanie przekroczeń

Szczegółowa struktura budżetu ma jeszcze jedną zaletę – pozwala na bardzo dokładne monitorowanie kosztów na poziomie poszczególnych pozycji. System automatycznie wykrywa przekroczenia oraz niedoszacowania, a dzięki temu pozwala na szybszą reakcję i optymalizację wydatków. Wgląd w rzeczywiste koszty poszczególnych etapów budowy pomaga również lepiej prognozować przyszłe budżety i eliminować błędy planistyczne.

Automatyczne powiązanie faktur z zamówieniami

Kolejną ciekawą funkcją, jaką oferują niektóre dobre programy dla firm budowlanych, jest możliwość powiązania faktur kosztowych z zamówieniami, protokołami odbioru oraz konkretnymi pozycjami w budżecie. To z kolei pozwala eliminować niezgodności i unikać nieautoryzowanych wydatków.

Szybszy obieg dokumentów i oszczędność czasu

Wdrożenie programu do zarządzania firmą budowlaną pozwala także na automatyzację procesów związanych z ewidencją i obiegiem dokumentów. W takim systemie wszystkie faktury, umowy i zamówienia są digitalizowane i przypisywane do odpowiednich projektów, co eliminuje ryzyko ich zgubienia czy pominięcia, np. w ramach ścieżki akceptacji dokumentów. Oprócz tego przedsiębiorstwa, które zdecydują się na wdrożenie programu do prowadzenia firmy budowlanej z obiegiem dokumentów, mogą liczyć na takie korzyści, jak:

• łatwiejsza archiwizacja dokumentów,
• brak opóźnień w płatnościach dla kontrahentów,
• lepsza kontrola nad zobowiązaniami,
• skrócenie czasu akceptacji dokumentów.

Zaawansowane raportowanie i analizy finansowe

Z działalnością firmy budowlanej nieodłącznie wiąże się również konieczność monitorowania i raportowania różnego rodzaju wskaźników finansowych. Tu także dużym wsparciem może okazać się nowoczesne oprogramowanie dla budownictwa, które oferuje gotowe zestawienia finansowe, jak i możliwość tworzenia własnych widoków raportów. 

Dzięki takiej funkcjonalności użytkownik może analizować wydatki w podziale na poszczególne projekty, identyfikować obszary wymagające oszczędności oraz przewidywać przyszłe potrzeby finansowe firmy.

Kontrola budżetu z wykorzystaniem rozwiązania do zarządzania firmą budowlaną Symfonia + Develogic

Symfonia + Develogic to jeden, kompleksowy program do zarządzania firmą budowlaną, który obsługuje cały proces inwestycyjny – od planowania, poprzez realizację i serwis, aż po zarządzanie ogólne firmą. 

Rozwiązanie zostało stworzone z myślą o generalnych wykonawcach realizujących różnego rodzaju inwestycje, a także deweloperach mieszkaniowych i komercyjnych. Łączy ono funkcjonalność systemu ERP z CRM. Dzięki temu pozwala nie tylko zdigitalizować najważniejsze procesy biznesowe w firmach budowlanych, ale także lepiej zarządzać posiadanymi zasobami – szczególnie podczas realizacji w tym samym czasie większej liczby projektów. 

Taka funkcjonalność oprogramowania przynosi konkretne korzyści. Firmy, które korzystają z systemu Symfonia + Develogic mogą:

• monitorować w czasie rzeczywistym poziom wydatków – zarówno ogółem (dla całej inwestycji), jak i w podziale na poszczególne pozycje budżetowe,
• korzystać z mechanizmów, które pozwalają na automatyczne przeciwdziałanie nadużyciom i przekroczeniom w budżetach,
• zautomatyzować obieg dokumentów związanych z realizacją inwestycji, takich jak umowy, faktury, protokoły i inne,
• usprawnić komunikację pomiędzy poszczególnymi działami firmy (księgowością, zaopatrzeniem, magazynem), a biurem budowy i pracownikami w terenie,
• generować własne raporty i zestawienia, a także śledzić w czasie rzeczywistym ponad 50 różnych wskaźników związanych z realizacją inwestycji. 

System do zarządzania firmą budowlaną – najważniejsze korzyści

Dzięki wdrożeniu oprogramowania dla firm budowlanych Symfonia + Develogic wykonawcy inwestycji, właściciele, a także deweloperzy zyskują dostęp do szeregu funkcji ułatwiających kontrolowanie budżetu oraz zarządzanie finansami firmy w czasie rzeczywistym. Program dla firmy budowlanej pozwala bowiem na:

• śledzenie informacji o statusie rozliczenia dokumentu zakupowego;
• kontrolę płynności finansowej i rentowności inwestycji,
• wykrywanie nieplanowanych kosztów,
• skrócenie czasu procesowania płatności i zminimalizowanie opóźnień w rozliczeniach z kontrahentami,
• monitorowanie przychodów w połączeniu z wybranymi pozycjami z harmonogramu kosztów,
• zebranie w jednym miejscu informacji na temat podwykonawców, umów, faktur czy innych dokumentów.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak poszczególne funkcje programu dla firm budowlanych Symfonia + Develogic działają w praktyce weź udział w spotkaniu, które 22 maja odbędzie się w Warszawie.